転職エージェントで決まった面接を辞退する際のポイント|辞退の主な理由とは

就職|転職

何らかの理由により、転職エージェントで面接する予定が辞退することになる人もいるでしょう。面接を辞退することはできますがこれにはマナーがあります。

辞退すると決まった時は、しっかりと要点を押さえたうえで申し出をしつつ、マナーにも配慮しましょう。

転職エージェント側の面接を辞退できないルールはない?

転職エージェントから決めてもらった面接を辞退できるかどうかについてみていきましょう。

転職を希望する人、特に初めて転職しようと思っている人にとって分からないところをサポートしてくれる転職エージェントの存在は心強い味方になるでしょう。しかし、勧められた面接先企業が必ずしも自分の希望に沿っているかどうかは確約されないのも事実です。

転職エージェントを利用したからといって面接辞退してはいけないというルールはないため、転職者は面接辞退してもかまいません。

ただ転職エージェントに納得してもらえる理由は必要でしょう。
誠意ある対応と納得できる理由を提示すれば、転職エージェントに対しても悪い印象は与えずに済むでしょう。

転職エージェントで決まった面接を辞退する6つの主な理由

転職エージェントを利用して決まった面接を辞退してしまう理由を6つ、紹介します。

晴れて決まった面接を辞退することは、求人企業側にも転職エージェントにも大きなダメージとなるでしょう。なぜ、一度決まった面接を辞退してしまうのか、その理由を詳しく探りましょう。

  • 志望順位の高い他の企業から内定をもらった
  • ネット上での評判がよくなかった
  • 面接官の態度が悪かった
  • 業務内容の相違がある
  • 企業の方向性と一致しない
  • 勤務地の希望が通らなかった

1:志望順位の高い他の企業から内定をもらった

面接辞退した理由の1つ目は、志望順位の高い他の企業からの内定をもらったためです。転職希望者は転職エージェントを利用する際に、複数の企業のエントリーを勧められます。

その中には当然、希望優先順位があるでしょう。
志望順位の高い企業からの内定は、他の企業との面接の約束を辞退しなくてはならない状況になってしまうため、優先順位が低かった場合に辞退してしまうことが考えられるでしょう。

2:ネット上での評判がよくなかった

面接辞退した理由の2つ目は、ネット上での評判がよくなかったためです。転職エージェントから紹介される企業は、未公開求人企業も含めてあまり知られていない企業がいくつもあります。

キャリアアドバイザーから紹介してもらったときは面接を了承しますが、その後自分でネットを調べてみたら評判のよくない情報が掲載されていたため、躊躇して気持ちが積極的になれなくなった、という事態も考えられます。

3:面接官の態度が悪かった

面接辞退の理由の3つ目は、面接官の態度が悪かったためです。転職エージェントから紹介される面接の詳細は、担当するキャリアアドバイザーから知らされることでしょう。

面談時にこのキャリアアドバイザーの態度が悪かったために、面接辞退してしまう可能性があります。

転職希望者にとって、面接を紹介してくれるキャリアアドバイザーとは友好的に話を進めたいでしょう。しかし、なかには上手くコミュニケーションがとれないこともあります。

面談時に態度が悪いなどのネガティブな印象をもってしまうと、そこから紹介された面接を辞退してしまうことにつながってしまうでしょう。

4:業務内容の相違がある

面接辞退の理由の4つ目は、業務内容の相違です。転職希望者は転職エージェントのエントリーシートに希望業種や職種を記載して提出します。

しかし、転職エージェントが保有する求人企業によって、必ずしも希望通りの企業を紹介されるとは限りません。

万が一、希望する業務内容や職種と違う企業を紹介された場合は、その場で意見交換をして自分の意志をはっきり伝えましょう。
希望する志望先を決めておかなければ、今後もこのような事態が起こる可能性もあります。

5:企業の方向性と一致しない

面接辞退の理由の5つ目は、企業の方向性と一致しないことです。例えば企業の方向性として新しく採用した人には営業部門の配属を考えているが、転職希望者の方向性は違う分野を指していることなどがあげられます。

この問題も、転職エージェントにエントリーシートを提出した際にはっきりとさせておきましょう。

6:勤務地の希望が通らなかった

面接辞退の理由の6つ目は、勤務地の希望が通らないことです。もし、転職者の親御さんに介護が必要な場合、自宅から通勤できる勤務場所の希望は退けられないでしょう。

職種やその他条件が希望に沿っていたとしても、勤務地の問題は何かしらの理由がある可能性もあるため、通らなかった場合に辞退してしまうでしょう。

転職エージェントで決まった面接を辞退する際の6つのポイント

転職エージェントで決まった面接を辞退する際のポイントを6つを紹介します。転職エージェントを通して決まった面接は、直接的には応募企業と転職者の接点はまだありません。

だからといって理由も告げずに一方的にキャンセルするのは良くありません。

転職エージェントとは今後もお世話になる可能性も高いだけに、社会人としてのマナーと常識をもって対応しましょう。

  • 面接辞退の意思はできるだけ早く伝える
  • 辞退の連絡は営業時間内に行う
  • 辞退の理由で嘘を付かない
  • 内容は簡潔に伝える
  • 丁寧かつ誠実な対応を意識する
  • メールでも電話でも可能である

1:面接辞退の意思はできるだけ早く伝える

面接辞退する際のポイントの1つ目は、できるだけ早く意思表示することです。

面接辞退の意思表示は早いに越したことはありません。転職エージェントも面接を行う企業側もそれぞれの日程を組んで面接を予定しています。自分以外の第三者の予定をキャンセルしてもらう場合は、面接に関わらず早めに意思表示して相手に迷惑をかけないことが大前提です。

面接の日にちが決定した時点で、なるべく早く転職エージェントに連絡することがマナーです。
面接当日に辞退の連絡を入れるのもやむを得ない場合は仕方ありませんが、少なくとも前日までには意思表示しておきましょう。

2:辞退の連絡は営業時間内に行う

面接辞退の際のポイントの2つ目は、辞退の連絡は営業時間内に行うことです。

転職エージェントも企業です。辞退の連絡を受けた転職エージェントは、当然ながら面接を予定していた企業の人事担当者に電話でその旨の連絡をすることになります。

必然的に両社が営業時間内であることが社会人としてのルールです。

企業という組織体は連絡・報告・相談という形で仕事が成りたっている以上、礼を逸した行動は厳に慎しむべきでしょう。

3:辞退の理由で嘘を付かない

面接辞退する際のポイントの3つ目は、嘘の理由を言わないことです。

面接辞退の理由は、転職エージェントから面接予定企業の人事担当者の耳に入ります。

その際に嘘の理由を伝えてしまうと、面接を予定していた企業と転職エージェントとの今後のビジネスにひびを入れる事態に発展してしまう可能性があります。
面接辞退の理由は嘘や偽りのない率直な意見を伝えましょう。

4:内容は簡潔に伝える

面接辞退の際のポイントの4つ目は、内容を簡潔に伝えることです。

辞退理由は、事前によく考えてから簡潔に転職エージェントに伝えましょう。
その場合、辞退理由が会社の悪口にならないよう注意が必要です。

仮にネットなどで会社のよくない情報が掲載されていたとしても、その点に触れないようにしましょう。

5:丁寧かつ誠実な対応を意識する

面接辞退の際のポイントの5つ目は、丁寧かつ誠実な対応を意識することです。

面接辞退理由を不真面目で適当な言い方をして伝えてはいけません。

辞退する旨を伝える行動にも、社会人としてのマナーと常識が試されています。
転職エージェントも丁寧で誠実な対応の辞退の仕方だと感じたら、次の紹介も安心してできるでしょう。

6:メールでも電話でも可能である

面接辞退の際のポイントの6つ目は、メールでも電話でも可能であるということです。

転職エージェント経由で面接依頼を受けたなら、辞退の手段はメールでも電話でもどちらでもかまいません。
あくまで転職エージェントが間に入っているからこその措置です。

企業への面接辞退の通知は転職エージェントが行いますので、早めにどちらかの手段で行いましょう。

メールで伝えるメリット

面接までの時間に余裕があるならば、面接辞退の手段としてメールを利用してもかまいません。

メールで伝えるメリットとしては、転職エージェントに電話がつながりにくいとき、確実に伝えられる・書面として記録が残る・ビジネスマナーに則った書面だと印象がよくなるなどがあげられます。

メールで伝えるデメリット

一方、メールで面接辞退する際のデメリットも考えられます。

デメリットとしてあげられるポイントは、面接まで時間がないのにメールで済ましてしまうマナーの悪さ、誤字脱字が多いなど悪印象を与える文面、辞退理由についてのはっきりした根拠が伝わらないなどです。

メールは相手に一方的に送り付けられる伝達手段です。同じ転職エージェントに今後もサポートをお願いしたいなら、社会人としての常識を逸しない伝え方が求められるでしょう。

面接辞退をメールで伝えるときのポイント5つ

面接辞退をメールで伝えるときのポイントを5つ紹介していきます。

メールでの伝達は文面が記録として残りますので、ビジネスマナーとセンスが問われます。

面接辞退しながらも次の面接先の紹介にもつながる伝え方が重要になるのです。

  • 選考辞退の旨と自分の名前を件名に書く
  • ビジネスメールの要領で宛名を書く
  • メール送信者がすぐに分かるような文言で本文を始める
  • 謝罪の意をはっきりと表す
  • 可能であればメールの後に電話でフォローする

1:選考辞退の旨と自分の名前を件名に書く

面接辞退をメールで伝えるときのポイントの1つ目は、件名に選考辞退の旨と自分の名前を書くことです。

例えば、「選考辞退の連絡」と書いて自分のフルネームを並べて書きます。

メールとはいえ転職エージェント宛ての選考辞退通知です。
基本的なフォームはビジネス文書を書くつもりで書きましょう。

2:ビジネスメールの要領で宛名を書く

面接辞退をメールで伝えるときのポイントの2つ目は、ビジネスメールの要領で宛名を書くということです。

宛名は、面接を紹介してくれた担当キャリアアドバイザーの名前をフルネームで書き、名前の末尾には必ず「様」を加えます。

ビジネス文書の形態であることを意識して宛名を書きましょう。

3:メール送信者がすぐに分かるような文言で本文を始める

面接辞退をメールで伝えるときのポイントの3つ目は、メール送信者が誰だかすぐに分かるような文言で本文を始めるということです。

文言の始め方はあくまで面接辞退の連絡です。単刀直入にその旨を文章の冒頭におき、自分の本名を書きます。

回りくどい時候の挨拶などはこのような文面では必要ありません。
簡潔に伝えたいことを書きましょう。

4:謝罪の意をはっきりと表す

面接辞退をメールで伝えるときのポイントの4つ目は、謝罪の意をはっきりと表すことです。

面接予定で話が進んでいたものを転職者の都合で辞退するため、謝罪の意を表明することは重要です。

誠意を込めた文章をメール文内に書きましょう。

謝罪の意を含めた文章を入れず辞退だけの文面では社会人としてのビジネスマナーを疑われる可能性もあるため、気をつけて文章を書きましょう。

5:可能であればメールの後に電話でフォローする

面接辞退をメールで伝えるときのポイントの5つ目は、可能であればメールの後に電話でフォローすることです。

面接辞退の連絡は基本的には電話連絡をおすすめします。

転職者の真意も伝わりやすく、その後の紹介にも支障が起こりにくくなるためです。

また、メール連絡だけでは事務的な印象を与える可能性もあります。

電話でフォローしておけばキャリアアドバイザーの心証もよくなり、その後の紹介にも支障は少なくなるでしょう。

面接辞退における電話での5つの伝え方や準備

面接辞退における電話での伝え方や準備についてみていきます。面接辞退を転職エージェントに伝えるには電話という手段が一般的でしょう。

もちろん、そこには最低減のマナーとモラルが要求されます。

電話での辞退連絡を5つ紹介していきましょう。

  • 担当者不在のときはメールで先に連絡するかかけ直す
  • 会話の流れを想定しておく
  • 事前に伝えたいことをメモにまとめる
  • 理由を簡潔に話す
  • 感謝と謝罪の言葉を付け加える

1:担当者不在のときはメールで先に連絡するかかけ直す

面接辞退における電話での伝え方や準備の1つ目は、担当者が不在の場合はメールで先に連絡するか、かけ直すことです。

面接辞退の通知はなるべく早く担当者に伝えるのが一般的な礼儀です。

しかし、担当者が不在ですぐに連絡がつかないときは、改めてかけ直すと同時に、メールで先に連絡しておきましょう。

この際、相手から電話をかけさせるのではなく、こちらから改めてかけ直すことがビジネスマナーの基本です。

2:会話の流れを想定しておく

面接辞退における電話での伝え方や準備の2つ目は、会話の流れを想定しておくことです。

電話で要領簡潔に伝えるために事前に会話の流れを想定して頭の中で整理することで、必要最低限の内容を相手に要領よく伝えられます。
会話の流れを想定せずに会話に入ってしまうと、要領を得ない意味不明な言動になり、正しい意味が相手に伝わらなくなる可能性も考えられるでしょう。

3:事前に伝えたいことをメモにまとめる

面接辞退における電話での伝え方や準備の3つ目は、事前に伝えたいことをメモにまとめることです。

会話の流れを事前に何度も頭の中で想定していても、実際の電話になると緊張して頭の中が真っ白になることも考えられます。

そういった事態を防ぐためにも、伝えたいことをメモにまとめておきましょう。

メモにまとめる際には、伝えたいことだけを分かりやすい言葉で書いておきましょう。
複雑な文章をメモ書きしてしまうと余計に緊張し、電話相手に言いたいことを的確に伝えられなくなる可能性があるためです。

4:理由を簡潔に話す

面接辞退における電話での伝え方や準備の4つ目は、理由を簡潔には話すことです。

面接辞退の理由は簡潔に話しましょう。
回りくどい理由や言い訳のように聞こえる理由は避け、客観的に誰が聞いても頷いてくれる理由をピックアップしましょう。
私情のように聞こえる辞退理由は転職エージェントとのその後の関係に影響する可能性もあります。

5:感謝と謝罪の言葉を付け加える

面接辞退における電話での伝え方や準備の5つ目は、感謝と謝罪の言葉を付け加えることです。電話で言いたいことのみを言って切るのではなく、転職エージェントに対する感謝と謝罪の意を込める必要があります。

転職エージェントの担当者は、面接先企業と時間を割いて求人者の推薦行動をしてくれています。

その労力と恩義を忘れてはいけません。
このときの対応がしっかりと社会人として認められる対応であれば、次の面接先も転職エージェントは快く引き受けてくれるでしょう。

転職エージェントで決まった面接を辞退するときの4つの注意点

転職エージェントで決まった面接を辞退するときの注意点についてみていきます。個人的に決めた面接と、転職エージェントによって決まった面接では辞退の仕方も変わってきます。どのような点に注意したらいいのかを4つ紹介していきます。

  • 企業に直接面接辞退の連絡はしない
  • 遅い時間の連絡は避ける
  • 無断やドタキャンをしない
  • 面接辞退が妥当かよく考える

1:企業に直接面接辞退の連絡はしない

転職エージェントで決まった面接を辞退するときの注意点の1つ目は、企業に直接、面接辞退の連絡はしないということです。

転職エージェントは転職希望者と企業との間に入って、転職サポートをする立場です。

そのため転職希望者の連絡先の基本は転職エージェントになりますので、直接企業に電話してしまわないように注意しましょう。

2:遅い時間の連絡は避ける

転職エージェントで決まった面接を辞退するときの注意点の2つ目は、遅い時間の連絡は避けることです。

転職エージェントは企業であるため、企業との対応は定時時間内で行うのが常識です。

また転職エージェントが面接先企業の人事部と連絡を取り合うのも定時時間内です。

そのため、定時時間内の方がスムーズに対応してもらえるでしょう。

3:無断やドタキャンをしない

転職エージェントで決まった面接を辞退するときの注意点の3つ目は、無断キャンセルやドタキャンはしないことです。

転職は社会人としてのマナーとセンスが問われる舞台です。

たとえ言いにくい辞退理由であったとしても、転職エージェントに対してきちんと伝えるのが礼儀です。

無断キャンセルやドタキャンが常態化してしまうと仕事に影響を与えかねません。

自分の首を絞めかねない行為・行動は早期に改善しておきましょう。

4:面接辞退が妥当かよく考える

転職エージェントで決まった面接を辞退するときの注意点の4つ目は、面接辞退が妥当かどかよく考えることです。

面接辞退は転職エージェントにとっては、特に珍しいことではありません。しかし、転職エージェントとしても、時間を割いて企業と折衝し推薦に値するであろう人物を紹介しています。できれば辞退を避けたいのが本音でしょう。

急に辞退の旨を伝えるのではなく、転職エージェントに相談をもちかける形で話を進行させましょう。
自分1人で思い悩んでいたことが、悩むに至らないことだったと気づく場合もあります。

【7パターン別】転職エージェントで決まった面接を辞退するときの例文

パターン別の転職エージェントで決まった面接を辞退するときの例文を7つ紹介します。辞退に際して特に決まった定型文はありませんので、自分の言葉にできるように参考にしましょう。

ここでは、例文の案件と氏名に関しては割愛して本文のみ紹介していきます。

  • 他社から内定をもらった場合
  • 企業の実態と希望に差異があった場合
  • 体調不良の場合
  • 家庭内事情の場合
  • 書類選考の段階で断る場合
  • 内定承諾の後に断る場合
  • 内定が出た後に断る場合

1:他社から内定をもらった場合

この度、他社から内定をいただき、重々検討した結果他社の方にお世話になることを決めさせていただきました。そのためこの度の面接は辞退させていただきたく思い、ご連絡差し上げました。

2:企業の実態と希望に差異があった場合

前回の面接において、貴社の方向性とわたくしの考えに相違があると感じ、今の私のスキルで貴社に貢献していくのは難しいと感じたため、今回の応募を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

貴重な時間を割いていただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。

3:体調不良の場合

大変急なことで誠に申し訳ございませんが、体調を崩し回復が思わしくなく、貴社のご厚意に添える状況ではなくなってしまったため、ご連絡差し上げました。

貴重な時間を割いていただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。

4:家庭内事情の場合

この度はご多忙のところ面接時間をとっていただき誠にありがとうございます。誠に申し訳ございませんが、一身上の都合により就業することが難しくなってしまったため、面接を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

予期せぬ事情とはいえ貴社にご迷惑をおかけし、大変申し訳ございませんがこの度の応募の取り下げをお願い申し上げます。

5:書類選考の段階で断る場合

書類選考の通過のご連絡をいただきまして誠にありがとうございます。しかしながら大変恐縮でございますが、諸般の事情により貴社の選考を辞退させていただきたく存じます。

この度は貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、ご迷惑をおかけして誠に申し訳ございません。

6:内定承諾の後に断る場合

内定承諾をいただき誠にありがとうございました。しかしながら誠に恐縮ではございますが、熟慮を重ねたうえ(理由を伝える)今回の貴社への入社は辞退させていただきたく存じます。

内定承諾後のご連絡になり、誠に申し訳ございません。

7:内定が出た後に断る場合

この度は内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございました。しかしながら一身上の都合により、今回の内定を辞退させていただきたく存じます。

貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、皆様方にはご迷惑をおかけして誠に申し訳ございません。

転職エージェントでの面接を辞退するときのマナーを知ろう

転職エージェントで決まった面接を辞退する際のマナーについてみてきました。単独で行う転職とは違い、転職エージェントが間に入れば転職者のビジネスマナーと常識が求められることになります。

晴れて決まった面接を転職者の希望で辞退するのであれば、時間と労力を割いてくれた転職エージェントに対するマナーが欠かせないのは当然でしょう。

転職エージェントを心強い味方にするためにもマナーには気をつけて取り組みましょう。