転職エージェントに送った履歴書の使われ方とは？メールの書き方や例文も紹介！

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2022-03-092024-03-09

就職活動の際に、転職エージェントを利用したことがある方も多いことでしょう。転職エージェントを利用するための登録では、他の申し込みフォームなどと一緒に、メールで履歴書を提出することが一般的です。

しかしながら、転職エージェントに送った履歴書について不安を感じる方もいるのではないでしょうか。

「メールで提出して大丈夫なの？」
「提出した後はどうなるの？」

など、疑問を持つ方もいるでしょう。

本記事では、転職エージェントに送った履歴書の使われ方について詳しく紹介しています。また、履歴書を送る際のメールの書き方や例文も取り上げるため、この記事を読むことで、履歴書を送る際のポイントを押さえられるでしょう。

本記事を参考に、転職活動をよりスムーズに良く進めてください。

他にも転職に役立つノウハウなども、転職サイトおすすめ記事にて紹介してるのでこちらもチェックしてみてくださいね。転職サイトは、あなたの希望に合った転職先が見つけやすく転職エージェント含めまとめています。

転職エージェントにメールで履歴書を送る理由

転職エージェントを利用するための登録で、なぜメールで履歴書を送る必要があるのでしょうか。

その理由は、送られてきた履歴書を参考にして、転職希望者と企業とのマッチングを考えるためです。

また、実際に紹介する場合には、企業に送る履歴書として使われます。

企業に渡す履歴書はとても重要なため、転職希望者が提出したものを添削して、改良点をアドバイスする場合もあります。

提出方法が対面や郵送でなくメールである理由については、効率性を重視していることが大きいですが、転職希望者のメールのマナーなどの確認も兼ねていると言えるでしょう。

履歴書をメールで送る場合に意識したいポイント8つ

ここまで、転職エージェントに送る履歴書の重要性を記しましたが、実際にメールで送る際には、どのようなことに気を付ければ良いのでしょうか。

ここでは、履歴書をメールで送る場合に意識したいポイント8つを紹介します。

基本的なマナーを守る
志望動機の欄を書く必要はない
証明写真のデータを用意する
本番のつもりで書く
PDFファイルに変換しておく
中身がわかりやすいファイル名にする
履歴書にパスワードをかける
パスワードについて知らせるメールを別途送る

1：基本的なマナーを守る

転職エージェントは、一般的常識があり、誠実なやり取りができる人物を企業に紹介したいと考えています。

そのため、基本的なメールマナーから、どのような人物かを判断している可能性が高いと言えます。

そして、社会人として当たり前のマナーとして、返事を早くすることなどがあげられます。

転職エージェントとのメールのやり取りでは、レスポンスを早くして、そのうえ基本的なマナーにも気を付けましょう。

2：志望動機の欄を書く必要はない

転職エージェントへ提出する段階では、具体的に志望企業が決まっていないことが多いため、志望動機の欄は書く必要はありません。

転職エージェントから紹介を受けた求人に応募する際には、その企業の志望動機を書くようにアドバイスがあるでしょう。

3：証明写真のデータを用意する

証明写真が必要な理由は、本人確認のためです。それとともに、常識的な証明写真を用意できているか、写真から受ける印象はどのようなものかなどを確認しています。

なお、メールで提出する履歴書の写真欄には、証明写真の画像が必要になります。

そのため、写真館で撮影した場合には、データで受け取るようにしましょう。

4：本番のつもりで書く

先に触れましたが、転職エージェントに提出した履歴書は、企業に紹介する際にも送られるものです。

そのため、転職エージェントでは、履歴書の内容だけでなく書き方などについても、どのような人物であるかの判断材料としている可能性があります。

たとえ転職エージェントを介する履歴書だとしても、常に本番のつもりで書くようにしましょう。

5：PDFファイルに変換しておく

一般的に、企業の採用担当者は、メールで送られてきた履歴書は印刷してから使用します。

PDFファイルで送付すれば、細かい設定をしなくても印刷ができるため、効率性が高いでしょう。

エクセルをPDFに変換する方法は、以下の通りです。

1.左上の「ファイル」タブをクリックします。
2.「名前を付けて保存」の「参照」をクリックします。
3.「ファイルの種類」のリストから「PDF」を選んで「保存」をクリックします。

6：中身がわかりやすいファイル名にする

転職エージェントも企業も状況は同じで、毎日無数に届くメールの確認をするために多くの時間と手間をかけています。

そのため、履歴書をメールに添付する際のファイル名は、中身が何かわかるようにしておきましょう。

わかりやすい例として、「20220110職務履歴書（山田花子）」のように、自分の名前と日付を入れておくことをおすすめします。

7：履歴書にパスワードをかける

メールに添付して履歴書を送る際は、履歴書のファイルにパスワードをかけることをおすすめします。

自分自身のためにも、個人情報をしっかり管理することはとても大切です。

パスワードをかけておくことで、履歴書を受け取る側の印象は「個人情報の管理ができる、情報管理意識が高い人物」というものになるでしょう。

Wordでのパスワードのかけ方

以下に、wordでのパスワードのかけ方を紹介します。

1.リボンから「ファイル」タブをクリックして、「名前を付けて保存」をクリックします。
2.画面右側から保存場所をクリックして、「ファイル名」ボックスに任意のファイル名を入力します。

3.「ツール」をクリックして、表示された一覧から「全般オプション」をクリックします。
4.「全般オプション」が表示されたら、「読み取りパスワード」ボックスと「書き込みパスワード」ボックスにパスワードを入力して、「OK」をクリックします。

読み取りパスワードとは、ファイルを開く際に入力するパスワードで、書き込みパスワードはファイルを編集するために必要なパスワードです。どちらか片方だけ入力することも可能です。

5.「パスワードの確認」が表示されます。読み取りパスワードを入力して、「OK」をクリックします。
6.書き込みパスワードを入力して、「OK」をクリックします。
7.「名前を付けて保存」画面に戻ったら、「保存」をクリックします。

Excelでのパスワードのかけ方

以下に、Excelでのパスワードのかけ方を紹介します。

1.リボンから「ファイル」タブをクリックして、「名前を付けて保存」をクリックします。
2.「名前を付けて保存」が表示されます。
画面下部の「ツール」をクリックして、表示される一覧の「全般オプション」をクリックします。
3.「全般オプション」が表示されます。「ファイルの共有」欄の「読み取りパスワード」ボックスと「書き込みパスワード」ボックスに、任意のパスワードを入力して、「OK」をクリックします。

読み取りパスワードとは、ファイルを開く際のパスワードで、書き込みパスワードは、ファイルを編集する際のパスワードです。読み取りパスワードと書き込みパスワードは個別設定が可能です。

4.「パスワードの確認」が表示されます。設定したパスワードを再度入力して、「OK」をクリックします。読み取りパスワード、書き込みパスワードそれぞれ行います。
5.保存先を指定し、「ファイル名」ボックスにファイルの名前を入力して、「保存」をクリックします。

8：パスワードについて知らせるメールを別途送る

履歴書のファイルを添付したメールとは別に、パスワードについて知らせるメールを送りましょう。

この場合、履歴書を添付したものと、履歴書ファイルを開けるパスワードを記載したものの、2種類のメールを送ることになります。

転職エージェントに送った履歴書の使われ方3つのケース

転職エージェント宛に送った履歴書は、その後どのように処理されて、どのように使われるのでしょうか。

一般的には、転職エージェントに登録後、担当者との面接があり、その後に求人紹介というステップがあります。

ここからは、求人紹介までの段階によって異なる、履歴書の使われ方を3つ紹介します。

エージェント登録後から面談までの間
エージェントとの面談時
企業への応募や面接時

1：エージェント登録後から面談までの間

エージェント登録後に行う面談では、転職の目的や方向性を確認します。一般的には、登録後に担当者が決まり、キャリアアドバイザーとして、提出された履歴書を元に面談の準備をします。

2：エージェントとの面談時

転職エージェントとの面談は、登録後にメールや電話で設定されます。面談では、履歴書の内容を元に、今までの実務経験、職務経歴、希望の職種などを細かく確認します。

転職希望者の考え方、価値観などをしっかり理解できるように設定された面談のため、できる限り正直に話すようにしましょう。

3：企業への応募や面接時

転職エージェントとの面談後、具体的な求人紹介となります。求人に応募する際には、履歴書、職務経歴書が必要となりますが、それらの書類は応募書類として企業にわたり、その後の企業面接などに使われます。

企業側は履歴書を重視しているため、転職エージェントによる添削が入ることもあるでしょう。エージェントのアドバイスを基に、登録時の履歴書に改良を加え、より良い履歴書を作成してください。

プロのアドバイスをもらいながら履歴書を作成できる良い機会のため、存分に活用することをおすすめします。

履歴書を送る際のメールの書き方3ステップ

履歴書を「登録の手順のひとつに過ぎない」と考える人であれば、さっと履歴書を送って済ませたいという気持ちもあるでしょう。

しかしながら、メールには一般常識やマナーが表れるとされています。そのため、担当する転職エージェントの印象にも少なからず影響があると言えるでしょう。

ここでは、転職エージェントに履歴書を送る際の、具体的なメールの書き方について紹介します。ぜひ参考にしてください。

件名をわかりやすく書く
本文は簡潔にまとめる
署名を入れる

1：件名をわかりやすく書く

転職エージェントに送るメールは、件名をわかりやすくしましょう。

誰が、何を送って来たのかがわかる件名にすることをおすすめします。一日に大量のメールを受け取る担当者にきちんとメールが届き、しっかりと見てもらえるように配慮が必要です。

2：本文は簡潔にまとめる

転職エージェントに送るメールの本文は、なるべく簡潔にまとめます。

受け取る側は大量のメールを確認するため、だらだらとわかりにくい文章を贈られてしまっては、解読するのに時間と手間がかかります。

また、簡潔にわかりやすく伝える文章を作成するトレーニングにもなるでしょう。

3：署名を入れる

転職エージェントに送るメールには、署名を入れます。

署名には、名前、メールアドレス、電話番号、住所を入れましょう。署名があるメリットは、誰からのメールかがすぐにわかることや、メール以外の方法で連絡をとりたい場合に効率がいいことなどです。

履歴書をメールで送るときの例文3つ

ここまで、履歴書を送る際のメールの送り方や書き方の重要性を紹介してきました。

続いて、履歴書を送るときの具体的な例文を見て行きましょう。

以下に3つのパターンを紹介していくため、履歴書作成の参考にしてください。

履歴書を送るよう指示があった場合
メール応募時に履歴書を送る場合
パスワードを通知するメールを送る場合

1：履歴書を送るよう指示があった場合

件名：履歴書送付の件／□□□□(自分フルネーム)
本文：○○株式会社　○○課　○○様
お世話になっております。

ご指示いただきました履歴書等を、メールにて送付させていただきますので、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。
履歴書のデータに設定したパスワードに関しては、後ほど別のメールにてお知らせいたします。

お忙しいところ恐縮ですが、併せてご確認をお願いいたします。
――――――――――――――――――――
署名
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2：メール応募時に履歴書を送る場合

件名：△△職応募の件／□□□□(自分のフルネーム)
本文：○○株式会社　○○課　○○様
はじめまして。
貴社の求人情報を拝見し、貴社の△△職に応募させていただきました。
メールにて履歴書等の応募書類を送付いたしますので、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。
履歴書のデータに設定したパスワードに関しては、後ほど別のメールにてお知らせいたします。

お忙しいところ大変恐縮ですが、面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒、宜しくお願い申し上げます。

――――――――――――――――――――
署名
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3：パスワードを通知するメールを送る場合

件名：履歴書パスワードの件／□□□□(自分のフルネーム)
本文：○○株式会社　○○課　○○様

先程履歴書を送付いたしました。
履歴書に設定したパスワードをお送りいたします。

パスワード：○○○○○○

お手数をおかけいたしますが、
ご査収の程よろしくお願い申し上げます。