転職活動では、エージェントとのメールは、基本的には連絡や報告として使いますが、マナーを守り、心のこもった内容で返信できるかどうかであなたへの評価がより良いものとなるでしょう。
転職エージェントへのメール返信は重要と言えるため、この記事を参考にしてみて下さい。
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転職エージェントへのメール返信は重要！
転職エージェントを利用するにおいて、メールをどのように返信すればいいのか悩む人は多いでしょう。
転職において、面接だけでなく転職エージェントへのメールの返信も、転職を成功させるためにとても重要です。
返信が必要なメールに返信を忘れてしまうと、マナーがなっていない、対応が遅い、と自分の評価を下げてしまいかねません。
今回は転職エージェントへの返信に悩む人たちに向けて、メールの返信の例文や、気をつけることを紹介します。最後までご覧いただき、転職を成功させるための参考にしてください。
【シーン別】転職エージェントへのメール返信の例文8つ
ここでは、シーン別に転職エージェントへの適切なメール返信の例文を紹介します。
例文を参考に、シーンにあった適切な返信をすることで、確実な次のステップに繋げましょう。
- 初回面談をしたお礼のメール
- 募集案件に対する返信
- 選考辞退する時のメール
- 面接日を確認するメールの返信
- 面接の日程変更の返信
- 最終面接不合格の報告メール
- 採用のお礼メール
- 企業に直接送るお礼のメール
1：初回面談をしたお礼のメール
初回面談が終わった際には、面談をしてくれた担当者にお礼のメールを送るようにしましょう。多くの求職者とやりとりをする中、時間をとってくれたことに対する感謝を示し、面談後の気持ちをメールに書くことで、より一層意思を伝えることができます。
〇〇転職エージェント
担当者様
いつもお世話になっております。△△です。
本日はお忙しい中、お時間を割いて面談をしていただきまして、誠にありがとうございました。
担当者様との面談を経て、向かうべき方向が明確になったことで、これからの転職活動に対する意欲がますます高くなりました。
初めての転職で、今後ご迷惑をおかけすることが多くなると思いますが、何卒よろしくお願いいたします。
△△
2：募集案件に対する返信
募集案件に対する返信では、簡潔で分かりやすく応募したい旨を伝えましょう。ここでは、必要な対応についても聞いておくことで、スムーズなやりとりにつながります。
〇〇転職エージェント
担当者様
いつもお世話になっております。△△です。
先日ご紹介いただきました、本案件に応募させていただきたく、ご連絡いたしました。
応募にあたって、必要な対応等ございますか。
ご教示いただきたく存じます。
よろしくお願いいたします。
△△
3：選考辞退する時のメール
選考を辞退する際には、感謝と敬意を示すメールを送りましょう。また、次の案件を紹介してもらいやすくするために、「今後の転職に活かす」と書くことで、今回の選考からの成長を伝えましょう。
〇〇転職エージェント
担当者様
いつもお世話になっております。△△です。
面接をしていく過程で、□□が希望に添わないと判断し、辞退させていただきたくご連絡いたしました。
今回のことで、より一層自分の求める会社像が分かりました。
この経験を生かして、今後の転職に活かしていこうと思います。
担当者様には大変お世話になり、本当にありがとうございました。
今後とも引き続き、よろしくお願いいたします。
△△
4：面接日を確認するメールの返信
面接日を確認するメールでは、日程を再度記載しましょう。そうすることで、確認しただけではなく、日程が正確に伝わっていることを担当者に示すことができます。
〇〇転職エージェント
担当者様
（応募企業名）の面接ですが、下記の日程を確認いたしました。
〇月△日（□）00:00～
担当者様にアドバイスしていただいたことを軸に、誠心誠意面接に臨んで参ります。
よろしくお願いいたします。
△△
5：面接の日程変更の返信
面接の日程変更の返信をする際には、できるだけ多くの日程を提案するようにしましょう。こちらは個人ですが、転職エージェントの担当者は多くの求職者とのスケジュールを管理しています。
そのため、多くの日程を提案することで日程を合わせやすくなり、またそういった態度を示すことでやる気を見せることができ、好印象を与えられます。
〇〇転職エージェント
担当者様
いつもお世話になっております。△△です。
大変恐縮ですが、業務が立て込んでおり、いただいた日程で面談をすることができなくなってしまいました。
以下日程に変更は可能でしょうか。
希望日時：
2021/◯◯/◯◯(月) 16:00～17:00
2021/◯◯/◯◯(水) 18:00～19:00
何卒よろしくお願いいたします。
△△
6：最終面接不合格の報告メール
最終面接不合格の報告メールに対する返信は、とても重要です。面接が終わってしまっても、次の案件をもらうために、感謝の気持ちとこれからも努力していくことを伝えましょう。
〇〇転職エージェント
担当者様
この度は、担当者様に尽力していただいたのにもかかわらず、私の力不足で採用に至ることができませんでした。
次回の面接では、担当者様にいただいたアドバイスを見直し、万全の対策で臨もうと思っております。
今後ともどうぞよろしくお願いします。
△△
7：採用のお礼メール
採用のお礼メールは、感謝の気持ちをしっかりと伝えましょう。円満に転職エージェントの利用を終えることで、次に転職する際に利用しやすくなります。
〇〇転職エージェント
担当者様
お世話になっております。△△です。
この度は担当者様にこれまでのお礼をお伝えしたく、メールをさせていただきました。
転職について右も左も分からない私を、ずっとサポートしていただきまして、誠にありがとうございました。希望していた会社に採用していただけたのも、担当者様にサポートしていただいたおかげだと思っております。
重ねてお礼申し上げます。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
△△
8：企業に直接送るお礼のメール
面接の後に企業宛てにメールをしない人が多いですが、お礼のメールをすることは印象をよくする1つの方法です。
メールが面接の結果に直接的に影響するとは一概にはいえませんが、さらにいい印象を持ってもらうためにも、ぜひお礼のメールを送りましょう。
〇〇株式会社
採用担当者様
お世話になっております。本日面接をしていただいた△△と申します。
この度は面接の機会を与えていただき、ありがとうございました。
実際に御社に伺いお話しさせていただき、入社への意欲が高まりました。
ご採用いただけましたら、御社に貢献できるよう尽力いたします。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
△△
転職エージェントからメールの返信が遅い原因とは
転職エージェントからのメールの返信が遅い原因は、いくつかあります。
返信が遅いと、ネガティブに捉えてしまいがちですが、こちらに不備があるわけではない場合もあります。ここでは、よくある転職エージェントからのメールの返信が遅い原因を紹介します。
求職者に原因がある場合
返信が遅れていたり、必要書類に不備があったりすると、担当者からのメールの返信も遅くなります。
担当者からのメールの返信が遅れてしまうだけでなく、書類に不備があったり、こちらからの連絡が遅かったりすると、やる気を感じてもらえず印象も悪くなってしまいます。
応募するのに必要な条件や提出書類をしっかり確認し、余裕を持って連絡をするようにしましょう。
担当者に原因がある場合
担当者は多数の求職者と連絡を取り合っているため忙しく、返信が遅れてしまうことも少なくありません。
その際には、再度メールを送信するなどしてリマインドしてみましょう。それでも返事がない場合は、担当者を変えてもらうことも必要です。
転職エージェントを選ぶ段階からよく利用者のレビューを確認し、スムーズな転職活動ができるようにしましょう。
転職エージェントへのメール返信で気を付けること5選
転職エージェントへの印象は、案件を紹介してもらえるかどうかに直接的に関係してきます。
メールの返信で好印象を与えるために、内容には気を付けましょう。ここでは大切なポイントを5つ紹介していきます。
- メールマナーやビジネスマナーは必須
- メールの件名は変えずに返信とわかるようにする
- 要点を先に署名は最後に書く
- 敬語の表現や誤字脱字が無いようにチェックする
- メールはなるべく早く返信する
1：メールマナーやビジネスマナーは必須
メールマナーやビジネスマナーがなっていないと、転職エージェントは安心して案件を紹介することができません。
分からないことは調べたり人に聞いたりして、きちんとしたマナーに基づいて失礼のないようにしましょう。
2：メールの件名は変えずに返信と分かるようにする
担当者から来たメールの件名は変えず、何の返信か分かりやすいようにしましょう。メールのやりとりをしている際には、以前のメールに確認したい内容が含まれていることがよくあります。毎回件名が変わってしまうと、調べるのに手間がかかってしまいます。
そのため、件名は変えずにメールの流れが分かるようにしておきましょう。
3：要点を先に署名は最後に書く
署名よりも要点を先伝えることが大切です。
署名を書くと「名前」「郵便番号」「住所」など、文頭に情報が多くなり、読みづらくなってしまいます。まずは伝えたい要件を先に書き、署名は最後に書きましょう。
4：敬語の表現や誤字脱字がないようにチェックする
基本的なビジネスマナーである敬語の表現や、誤字脱字がないようにチェックしましょう。
マナーがなっていないと、それだけで印象を悪くしてしまい、担当者からの信用を失います。転職活動では転職エージェントとの信頼関係がとても重要です。
送信前に、メールの内容をきちんと確認するようにしましょう。
5：メールはなるべく早く返信する
メールは、なるべく早く返信するということを心がけましょう。
返信が遅れてしまうと、担当者からの返信も遅れてしまうことが多いです。返信が来るまでに
時間がかかってしまうと、以前やりとりした内容を忘れてしまうなど、思い出すのに時間がかかり、担当者に負担をかけてしまうことにもなります。
転職活動中はメールを定期的にチェックし、なるべく早く返信するようにしましょう。
転職エージェントへのメールの返信1つで印象は変わる
転職エージェントとのメールのやりとりもビジネスの一環で、メールの返信1つで印象は大きく変わります。
転職者の対応によって転職エージェントからの信用が得られるかが決まり、紹介される案件も変わってくる可能性があります。メールの返信は、意欲を伝えることができる絶好のチャンスです。
上記のような注意点を踏まえて、転職エージェントとの良好な関係を築き、転職を成功させましょう。
